O modelo de carta de cobrança é um valioso recurso na hora de colocar as finanças empresariais em dia.
Com o objetivo de passar uma mensagem cordial e sem constrangimento para seus clientes, esse instrumento administrativo é frequentemente usado por grandes empresas.
Então, para achar um modelo de cobrança que faça sentido ao dia a dia do seu negócio, acompanhe este conteúdo e aproveite para elaborar seu próprio modelo. Confira!
Entenda o que é uma carta de cobrança e suas vantagens
A carta de cobrança é uma ferramenta extrajudicial que permite a negociação da dívida com o cliente. Isso quer dizer que é uma prática que não tem o envolvimento do Judiciário, porém tem validade legal.
Utilizada por empresas para tratar de assuntos delicados, como a cobrança de pagamentos em aberto, a carta de cobrança pode ser desde um e-mail até uma mensagem de texto SMS.
Apesar de ser um instrumento essencialmente de cobrança, a carta também pode ser usada como um lembrete para o consumidor, destacando que há pagamentos em atraso. Assim, em poucas palavras, ela é uma forma mais sutil de abordar os clientes para evitar qualquer constrangimento ou atrito entre as partes envolvidas.
Contudo, essa cobrança tem que ser feita de maneira muito estratégica, considerando os diversos fatores que envolvem um transtorno de inadimplência, como: primeiras ocorrências, contexto do consumidor, tempo de atraso e o relacionamento que a empresa tem com esse cliente.
Com isso, será possível encontrar uma régua de cobrança condizente com o momento que a pessoa se encontra e, assim, usar o tom de voz ideal para se comunicar com ela, sem causar qualquer dano.
Modo amigável e formal de abordar devedores
Usar um modelo de cobrança pode fazer toda a diferença na hora de cobrar a quantia devida, pois qualquer erro nesse processo pode prejudicar consideravelmente os resultados. Então, tenha em mente a necessidade em montar um modelo estratégico para, assim, obter os resultados esperados.
Para isso, aja com empatia, considerando que quem está recebendo a comunicação pode estar passando por um momento delicado em sua vida. Use o modelo de cobrança como uma maneira de comunicação não só amigável, mas também formal e respeitosa.
Formalização da notificação
A formalização da notificação é um momento fundamental nesse processo de tentar minimizar os números de devedores. Assim, mesmo sem um retorno, ela compromete a pessoa inadimplente.
Além disso, ter um modelo de ação de cobrança pode ser um ótimo passo para impactar aquelas pessoas que estão devendo e, às vezes, até mesmo se esqueceram. Neste caso, a carta é um modo de lembrá-las de pagar o valor devido.
Informar e detalhar a dívida
A carta de cobrança deve ter uma comunicação efetiva e direta, considerando o momento em que o cliente está e mostrando que a marca tem empatia etc. Tudo isso em um único contato.
Sendo assim, otimize esse momento e cuide para que o cliente veja que a empresa se importa com ele. Mesmo que o objetivo seja receber o valor, mostre que ele também é uma prioridade para a marca.
Última tentativa de negociação
O modelo de cobrança pode ser um último recurso antes de uma ação de cobrança extrajudicial – uma medida mais incisiva e que não será muito amigável para o cliente.
Antes de chegar nesse ponto, dê uma chance para a pessoa, principalmente para aquelas que têm um relacionamento de longa data com a empresa e que não possuem um histórico de dívidas.
Como funciona a carta de cobrança?
Antes da carta ser entregue ao consumidor, é necessário entender alguns pontos sobre essa ferramenta e os cuidados necessários ao elaborar um modelo de carta de cobrança.
Seja por e-mail, carta ou até mesmo WhatsApp, a cobrança precisa seguir algumas regras do Código de Defesa do Consumidor — seção V. Um exemplo é não expor o cliente com uma mensagem abusiva ou ameaçadora.
Além da escrita objetiva, outro ponto que a seção V determina são os dados obrigatórios que devem constar na carta de cobrança, sendo eles:
nome do cliente;
endereço;
CPF ou CNPJ;
informações sobre a dívida, como o saldo, a mercadoria ou o serviço negociado, o contato para regularização e o prazo para que seja feita a amortização.
Essas informações são essenciais para que a pessoa devedora saiba como lidar com a inadimplência e colocar as contas em dia. Isso porque, esses dados ajudarão a dar um panorama real da situação em que ela se encontra.
Qual a frequência do uso da carta formal de cobrança?
A carta formal de cobrança é uma ferramenta e por isso, deve ser usada com cuidado para não desgastar o relacionamento com o cliente. Assim, é importante que o fluxo dessas notificações façam parte da gestão de processos internos. Afinal, se o devedor estiver em dívida por esquecimento, ele irá retornar.
Agora, a frequência do contato caso o devedor não retorne pode variar de uma empresa para outra. A melhor recomendação nesses casos é seguir os modelos de cartas de cobrança e ir evoluindo conforme o retorno da outra parte. E se mesmo após essas ações não houver nenhuma resposta, pode ser o momento de tomar uma medida mais séria. Portanto, é importante ter este fluxo muito bem detalhado.
O que considerar na hora de elaborar uma carta de cobrança?
Por ser um instrumento que ajuda a manter o fluxo de caixa em ordem, o modelo de cobrança deve ser aplicado aos clientes integrantes da lista de inadimplência, atualizando-os da situação.
Mas é importante lembrar que a negociação pode ser um bom caminho para recuperar a regularidade desses clientes. Então, procure entender o que aconteceu e se a sua empresa pode ajudar a resolver.
É válido dizer que a carta de cobrança extrajudicial é uma ferramenta útil na hora de reverter os casos de inadimplência, mas para isso, é importante elaborar uma abordagem eficiente. A seguir, veja algumas dicas para fazer a sua.
Tom de voz da carta de cobrança
Como vimos, a carta de cobrança não tem a intenção de ser hostil com o consumidor, por isso, o tom de voz é uma parte importante para entender como funciona esse recurso.
Nesse sentido, escreva um texto com palavras amigáveis, como “a sua fatura já venceu, gostaria de pagá-la?” ou “fique atento à data de vencimento, faltam alguns dias para vencer”. Lembre-se de sempre deixar claro que a negociação é uma opção para quitar a dívida e que a empresa está à disposição para ajudar.
Pessoa física ou jurídica
Esse segundo tópico entra nas variáveis que precisamos analisar antes de montar uma estratégia de modelo de cobrança. Isso porque, dependendo do valor da dívida e se é de uma pessoa física ou jurídica, fica mais fácil ou mais difícil da dívida ser quitada.
Por isso, também avalie esse ponto ao montar sua régua de comunicação para esses devedores. Quanto mais empático e personalizado o contato, mais chances terá de atingir seu objetivo.
Informações claras objetivas
Não se esqueça de que é sempre preferível escrever uma mensagem direta e com todas as informações pertinentes para a cobrança. Para deixar os dados organizados e compreensíveis, a dica é investir em um layout mais limpo, que chame a atenção do consumidor para as informações mais importantes.
E-mail ou carta física
Outro fator para se avaliar na hora de montar um modelo de cobrança é o formato que será enviado. Os mais comuns são e-mails, carta física e SMS. Para escolher entre um deles, é necessário considerar o momento em que essa pessoa se encontra.
Para escolher os melhores canais para cada público, é essencial analisar pontos como “É a primeira vez que a pessoa está com a conta atrasada?”, “Ela tem um bom histórico de pagamento?”, “Ela tem um bom relacionamento com a empresa?”.
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Fonte: Omie
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