A vida do empresário no Brasil é cheia de obrigações e burocracias. Uma dessas obrigações é a escrituração fiscal, que inclui comprovação de gastos, pagamento de impostos e informação dos serviços prestados.
Erros no preenchimento podem causar grandes prejuízos a uma empresa. Para evitar isso, reunimos as principais informações desse assunto, que vão te auxiliar na gestão fiscal e contábil de seu negócio.
Incluída na rotina de transparência de uma organização com o governo federal, é uma obrigação legal a quase todas as empresas operantes no Brasil.
O que é escrituração fiscal?
A escrituração fiscal é um processo de prestação de contas das movimentações financeiras e tributárias que a maioria das empresas precisa ter com o fisco. Isso inclui o faturamento, os impostos e outras informações que são do interesse do Estado.
É uma das principais obrigações acessórias e é por meio dela que várias análises são realizadas pelo governo, cruzando dados de compra e venda, fornecedores, clientes, estoques, produção, cartão de crédito, importação e exportação, inventário, dentre outros.
As empresas precisam enviar tais informações por transmissão eletrônica. Essa transação é denominada escrituração fiscal. A regularidade das informações é crucial para que a empresa não sofra multas, em casos de fiscalização.
EFD do ICMS e IPI
Atualmente, a escrituração é conhecida como Escrituração Fiscal Digital (EFD), devido ao formato digital de envio de dados. O apuramento das informações é realizado no meio virtual, por um sistema chamado de Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).
Impostos como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) são recolhidos com o Sped. Esse é o arquivo virtual que reúne todas as informações enviadas à base de dados do governo.
Para o ICMS, a legislação de cada estado determina as regras. No caso do IPI, as normas tributárias federais devem ser observadas.
Quais as modalidades de escrituração?
Depois que esclarecer o que é a escrituração fiscal, é preciso destacar que não existe somente um tipo de escrituração.
Veja a seguir as principais modalidades existentes e qual se adequa melhor à realidade da sua empresa.
Entradas e saídas
Refere-se ao controle e registro das movimentações de entradas e saídas de documentos de uma empresa. Nessa escrituração fiscal, tanto os papéis fiscais de compra como os de venda de mercadorias devem ser considerados.
Com uma legislação complexa, a lei brasileira exige um tipo de tributação específica para cada tipo de entrada de capital. Por isso, é essencial que todos os documentos estejam registrados e que as regras de identificação do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) sejam seguidas.
Serviços prestados e tomados
As escriturações também devem registrar os documentos fiscais dos serviços prestados e tomados.
Para saber se é necessária a prestação de contas desses serviços, é só conferir se há incidência do Imposto Sobre Serviços (ISS). Caso tenha, esses papéis devem estar na escrituração fiscal.
Conhecimentos de transportes
Obrigatória às empresas que prestam serviços relacionados a transportes prestados ou contratados, esse tipo de escrituração fiscal precisa registrar todos os documentos relacionados à atividade, das três esferas: municipal, estadual e federal.
Livro de Movimentação de Combustíveis
Voltada para um nicho específico, a escrituração fiscal de Livro de Movimentação de Combustíveis é muito comum.
Segundo a legislação brasileira, o documento deve conter informações sobre entradas e saídas — nota fiscal eletrônica — de combustíveis e, assim que completo, deve ser enviado ao Fisco.
Por que o empresário precisa conhecer a escrituração fiscal?
Para a empresa, é uma das principais obrigações acessórias com a Receita Federal. Por isso, é essencial que o empresário conheça o que é e como fazer a escrituração fiscal digital. Sabendo da sua importância, é possível evitar erros de preenchimento, penalidades e multas.
É por meio da escrituração fiscal que várias análises são feitas, como o cruzamento de dados de compras e vendas, fornecedores, clientes, estoques, dentre outros.
Além disso, constitui uma atividade obrigatória para todas as empresas com inscrição fiscal. A exceção são aquelas em que, na sua essência, são indústrias ou comércio, mas que, por força da legislação do estado, são obrigadas a possuir inscrição estadual.
Temos como exemplo as empresas de construção civil e os armazéns gerais que, de modo geral, não comercializam produtos, mas são obrigados a possuir a inscrição. Consequentemente, ficam sujeitas à EFD ICMS IPI.
Empresas do Simples Nacional também devem enviar os arquivos?
A resposta é: depende da localidade da empresa. Para as empresas enquadradas no Simples Nacional, as regras de obrigatoriedade da escrituração fiscal podem mudar de um estado para outro. Por isso, fique atento à legislação da sua localidade. É importante manter essas informações regulares, já que o descumprimento pode gerar multas.
Em São Paulo, por exemplo, as empresas do Simples ainda não estão obrigadas a entregar o Sped fiscal. Mas existem alguns estados em que o Simples já está sujeito a entregar o Sped fiscal. Por isso, é sempre importante consultar o seu contador e a legislação do seu estado.
Outro ponto é que a legislação determina que as empresas do Simples Nacional podem estar sujeitas a sair do regime na esfera estadual ao ultrapassar um valor chamado de sublimite, que, no exemplo de São Paulo, é de R$ 3,6 milhões. Estados cuja participação no Produto Interno Bruto (PIB) brasileiro seja de até 1%, como o Amapá, poderão optar pelo excesso de sublimite de R$ 1,8 milhão.
Demais estados cuja participação no Produto Interno Bruto (PIB) seja superior a 1%, obrigatoriamente terão um sublimite de R$ 3,6 milhões. Nessa situação, a empresa permanece no Simples na esfera federal, mas no Estado ela passa para o regime comum e fica sujeita à entrega do Sped fiscal.
Quem é o responsável pela entrega dos documentos?
A escrituração fiscal é uma preocupação do empresário, mas o responsável pelo envio das informações é o contador ou o departamento de contabilidade. O contador que deve juntar todas as notas fiscais e tributações para emitir o SPED Fiscal.
É o profissional com maior preparo e conhecimento técnico para realizar essa atividade com destreza e atenção aos detalhes necessários, exigidos na legislação brasileira. Assim, os dados são analisados, organizados e conferidos de forma correta, para evitar erros. Isso traz muito mais tranquilidade para a gestão da empresa.
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Fonte: Omie
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