A gestão de contratos é uma prática fundamental para os negócios, de todos os tamanhos, já que envolvem acordos, contratos e transações comerciais da empresa.
Em outras palavras, a gestão de contratos se refere ao processo de planejar, implementar, monitorar e controlar todos os aspectos de um contrato ao longo de seu ciclo de vida.
É por isso que ela abrange diferentes etapas, que precisam ser levadas a sério para garantir uma boa relação com os clientes, parceiros e fornecedores, além de contribuir para a eficiência da gestão.
Objetivos da Gestão de Contratos
Ao contrário do que você possa imaginar, a gestão de contratos não serve apenas para organizar os documentos. Na verdade, ela conta com diferentes objetivos que visam otimizar as relações contratuais e garantir que eles sejam cumpridos de maneira eficiente.
Confira abaixo alguns dos principais objetivos:
Identificar, avaliar e reduzir riscos contratuais para evitar litígios e perdas financeiras;
Assegurar que todas as partes cumpram suas obrigações;
Aumentar os benefícios dos contratos, economizando custos;
Monitorar e controlar os custos contratuais para alocação eficaz de recursos;
Cumprir prazos e garantir entregas conforme planejado;
Lidar eficazmente com mudanças e revisões contratuais;
Manter registros organizados para fins legais e auditoria;
Facilitar resolução amigável de disputas, evitando litígio;
Promover comunicação eficaz entre partes;
Contribuir para processos internos mais eficientes.
Como Funciona a Gestão de Contratos?
A gestão de contrato funciona com base no ciclo de vida do documento, que possui cerca de seis etapas. De forma simples, o passo a passo na gestão de contratos pode ser resumido da seguinte maneira:
Rascunho do contrato;
Negociação;
Elaboração e assinatura;
Armazenamento eletrônico;
Ajustes, se necessário;
Renegociação ou finalização.
Em todos esses casos as planilhas são grandes aliadas já que podem ser utilizadas em diferentes tipos de contrato, tornando o processo mais eficiente e organizado.
Afinal, elas centralizam informações, automatizam tarefas, monitoram prazos e ajudam na tomada de decisões mais assertivas.
Vantagens e desafios das planilhas para gestão de contratos
É comum que muitas empresas optem por utilizar planilhas para facilitar a gestão de contratos, trazendo vantagens e desafios a serem considerados.
Uma das principais vantagens da planilha de gestão de contrato é a sua simplicidade e acessibilidade, já que a maioria das pessoas está familiarizada com essas ferramentas. Além disso, elas são mais econômicas, o que as torna uma opção atraente para PMEs.
A capacidade de personalizar planilhas conforme as necessidades específicas da sua empresa é outra vantagem, já que permite criar modelos sob medida. No entanto, as planilhas apresentam desafios à medida que a organização cresce.
Elas podem ser menos eficazes para gerenciar grandes volumes de contratos, o que pode resultar em limitações de escala, erros de entrada de dados e manipulação, representando um risco para a gestão geral.
Como fazer uma Gestão de Contratos eficiente
Para garantir que ela seja a mais eficiente possível separamos alguns passos que devem ser levados em consideração nesse momento. Confira abaixo!
Padronização de Documentos
A padronização de documentos é o primeiro passo da gestão de contratos. Ela envolve a criação de modelos de contratos que atendam às necessidades específicas da sua empresa.
É importante que esses modelos sejam claros e consistentes, facilitando a compreensão das cláusulas contratuais. Lembre-se que padronização não apenas economiza tempo, mas também reduz o risco de erros e mal-entendidos.
Monitoramento de Prazos
O acompanhamento de prazos é outro dos aspectos mais importantes da gestão de contratos. Configurar alertas e lembretes, por exemplo, é essencial para garantir que datas de vencimento, entregas e outras obrigações contratuais sejam cumpridas.
Isso não apenas evita penalidades financeiras, mas também te ajuda a manter relacionamentos saudáveis com as partes envolvidas nos contratos.
Gestão de Fornecedores
Como você pode imaginar, a gestão de fornecedores desempenha um papel-chave na gestão de contratos, especialmente em empresas que dependem de uma cadeia de suprimentos eficaz.
Por isso, manter um registro detalhado de fornecedores, além de avaliar seu desempenho regularmente, é fundamental. Isso garante que os fornecedores estejam cumprindo os termos contratuais e entregando produtos e serviços de qualidade.
Além disso, a gestão de pedidos deve ser sincronizada com os termos contratuais para evitar desvios que possam resultar em custos adicionais ou problemas de entrega.
Segurança da Informação
Os documentos contratuais muitas vezes contêm informações sensíveis. Por isso, é essencial garantir o armazenamento seguro desses documentos e controlar o acesso a informações.
Essa é uma forma de proteger a integridade dos dados e a manter a confidencialidade das informações, com a reputação da sua empresa.
Benefícios dos Sistemas de Gestão para o gerenciamento dos contratos
Os sistemas de gestão desempenham um papel essencial no gerenciamento de contratos, trazendo uma série de vantagens. Entre os principais benefícios estão:
Eficiência e automatização: automatizam tarefas como o rastreamento de prazos e geração de faturas, economizando tempo e reduzindo erros.
Gestão centralizada de documentos: centralizam todos os documentos contratuais, simplificando o acesso a cláusulas e histórico de negociação.
Acompanhamento de prazos: emitem alertas automáticos para datas de vencimento, evitando penalidades e litígios.
Gestão financeira integrada: se integram aos processos de faturamento, permitindo o acompanhamento preciso de pagamentos e receitas.
Gestão de desempenho de fornecedores: auxiliam na avaliação dos fornecedores, apoiando decisões sobre renovação ou rescisão de contratos.
Auditoria e conformidade: facilitam auditorias internas e externas ao rastrear alterações contratuais e manter registros detalhados.
Redução de riscos: identificam e mitigam riscos contratuais, minimizando litígios e perdas financeiras.
Personalização e escalabilidade: permitem a adaptação aos requisitos da organização e crescem conforme a complexidade dos contratos.
Colaboração eficiente: facilitam a comunicação entre as partes interessadas, promovendo acesso às informações necessárias.
Ou seja, os sistemas de gestão de contratos oferecem uma alternativa eficaz, proporcionando automação, controle, visibilidade e conformidade.
Por isso, são especialmente vantajosos para contrato de prestação de serviço e faturamento onde a precisão e a eficiência são fundamentais.
Outras dúvidas sobre esse tema
Confira abaixo algumas das principais dúvidas sobre a gestão de contratos.
O que faz o setor de gestão de contratos?
O setor de gestão de contratos é responsável por supervisionar e administrar todos os aspectos dos contratos em uma empresa.
Desde a criação, revisão, renovação e término de contratos, bem como o acompanhamento de prazos, desempenho das partes envolvidas e conformidade com as cláusulas contratuais.
Ou seja, o setor garante que todos os contratos sejam gerenciados de maneira eficiente e estejam alinhados com os objetivos da organização.
Quais são as etapas de um contrato?
As etapas de um contrato incluem geralmente a negociação inicial, a criação do rascunho, a revisão e aprovação, a assinatura pelas partes envolvidas, o armazenamento e acompanhamento de prazos e obrigações, a gestão de possíveis alterações e, finalmente, o término ou renovação.
Qual é a função do gestor de contratos?
O gestor de contratos desempenha um papel fundamental na supervisão e administração de contratos.
Suas responsabilidades incluem a coordenação das etapas do ciclo de vida do contrato, o monitoramento de prazos e conformidade, a avaliação do desempenho das partes envolvidas e a gestão de riscos contratuais.
Além disso, ele é responsável por garantir que os contratos estejam alinhados com as metas da organização e que todos os processos sejam executados de maneira eficiente.
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Fonte: Omie
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