Antes de caracterizarmos o que é procrastinação no trabalho, é necessário pontuar que se trata de um fenômeno comum, totalmente inerente ao ser humano e que atinge todos os funcionários, desde o analista até o gestor. Na prática, consiste no adiamento de tarefas, sejam elas simples ou complexas que, quando vira um hábito, afeta a produtividade de toda a equipe.
O que é procrastinação e quais suas características?
Procrastinação não é preguiça ou irresponsabilidade, uma vez que ela não pode ser definida como uma decisão puramente racional. A sua definição está mais associada ao funcionamento do nosso cérebro e a percepção das recompensas imediatas.
Um artigo do Washington Post definiu a procrastinação como uma forma de defesa psicológica do nosso próprio corpo. Na prática, é um mecanismo que criamos para evitar sensações ou sentimentos ruins relacionados ao ambiente de trabalho, como ansiedade, medo, cobranças etc. É aquele hábito de deixar as tarefas para depois, de focar em atividades sem importância e constantemente adiar a finalização de demandas.
Como a procrastinação pode acontecer no trabalho?
A procrastinação no trabalho é a ocorrência do mesmo hábito mencionado acima, porém no ambiente laboral. Normalmente, ela é observada pelos gestores quando já ocorrem inúmeros efeitos negativos na empresa, como o atraso de entregas, aumento da rotatividade de funcionários e queda de produtividade.
Ainda, se não for combatido ou minimizado, o hábito pode influenciar negativamente o trabalho de toda a equipe e prejudicar a reputação da organização em relação aos clientes. Futuramente, pode até mesmo prejudicar o desempenho e a competitividade do negócio.
Uma causa muito comum associada à procrastinação no trabalho é a falta de urgência na priorização das atividades. Assim, o funcionário não consegue elencar o que deve ser entregue primeiro e qual é a real importância daquela tarefa.
Por isso, é muito importante que os gestores estejam sempre atentos aos sinais da procrastinação e saibam colocar em prática estratégias eficientes de gestão do tempo e produtividade da equipe.
Quais os motivos da procrastinação na empresa e como evitar?
Como já mencionamos, existem inúmeros motivos que contribuem para a procrastinação dentro da empresa. Ela pode estar associada a fatores psicológicos ou pessoais, ao próprio ambiente de trabalho, insatisfação com a empresa ou salário, falta de perspectiva de crescimento e, ainda, ao modelo atual de gerenciamento das atividades.
Sendo assim, é importante que a empresa assuma uma postura de combate a este problema e tenha em mente que podem ser necessárias algumas mudanças significativas na rotina de trabalho. A seguir, veja quais são os principais causadores deste comportamento e que atitudes tomar.
Saúde física e mental ruim
Não é nenhuma novidade que a saúde física e mental impactam diretamente na nossa produtividade. Sendo assim, um profissional que está passando por problemas de saúde, pessoais ou psicológicos terá o seu emocional abalado e, portanto, não vai conseguir se dedicar tanto à empresa.
Para sanar esse problema, a empresa deve estar apta a reconhecer e oferecer alternativas para a sua resolução. Nesse sentido, o líder precisa contar com habilidades de inteligência emocional e repassá-las aos demais colaboradores. Além disso, fornecer um suporte psicológico profissional também pode fazer a diferença.
Falta de confiança
É importante ter em mente que atividades que pareçam muito complexas ou exigentes tendem a ter mais chances de serem procrastinadas. Para isso, é importante que o funcionário se sinta confiante e apto a realizar aquela tarefa, apesar da complexidade.
Algumas estratégias eficazes que o gestor pode adotar é um bom gerenciamento de equipes, divisão de grandes projetos em pequenas tarefas, feedbacks efetivos, abertura para a exposição de dúvidas ou dificuldades e fomentar a cultura organizacional colaborativa e dinâmica.
Gerenciamento ruim de atividades
Outro ponto que influencia a procrastinação no ambiente de trabalho é o gerenciamento ruim de atividades. A comunicação interpessoal é essencial dentro da organização, além de um bom gerenciamento de todos os processos.
Para isso, o gestor deve focar na distribuição adequada de tarefas e responsabilidades, elencando prazos reais e coerentes, prezar por foco, organização e um ambiente de trabalho agradável. Além disso, é preciso apostar em estratégias que aumentem a motivação no trabalho, além de incentivar o uso de ferramentas de gestão e aplicativos de administração de tempo.
Como enfrentar a procrastinação dentro da empresa?
Até aqui, vimos os malefícios que a procrastinação pode trazer para a empresa, prejudicando o trabalho de toda a equipe e até mesmo a reputação da organização. Contudo, o monitoramento desse comportamento pode ser difícil, especialmente em grandes organizações, com vários setores e funcionários.
Nesse caso, o melhor caminho é focar em medidas preventivas que busquem evitar esse cenário. Veja dicas importantes para ajudar a sua equipe a identificar e a combater a procrastinação no trabalho. Confira!
Gestão automatizada
O auxílio de ferramentas de gestão automatizada facilita o gerenciamento de todos os processos das demandas. Com elas, é possível visualizar o andamento de todas as tarefas, acompanhar o cenário geral e identificar quais setores estão atrasados ou congestionados.
Treinamento dos colaboradores
Uma das dicas importantes é apostar no treinamento dos colaboradores e incentivar o gerenciamento do tempo. O líder pode separar a tarefa em partes menores e estipular o tempo necessário para a finalização de cada uma delas.
Metas e objetivos bem definidos
É muito importante que as metas e objetivos estejam claros para toda a equipe, uma vez que metas incertas ou inalcançáveis podem contribuir para o sentimento de insegurança, frustração ou ansiedade.
Sendo assim, estipule propósitos que possam ser alcançados e acompanhe de perto o andamento de todas as tarefas. Dessa forma, é possível focar no que realmente precisa da sua atenção, contribuindo para um fluxo mais constante e com menos interrupções.
Como impedir a procrastinação em equipes grandes?
Ao longo do artigo, você entendeu um pouco mais sobre o que é procrastinação. Ainda, vimos como pode influenciar no ambiente de trabalho, quais são as causas para este comportamento e como o gestor deve agir para evitar o problema.
Além de entender as causas da procrastinação e oferecer as ferramentas necessárias para vencê-las, o líder deve investir em ações que busquem evitar ou coibir esse tipo de comportamento.
Uma dica importante é que o gestor esteja alinhado com a real situação dos colaboradores e saiba como fazer a gestão de grandes equipes, sabendo que suas características as tornam especialmente desafiadoras.
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Fonte:Omie
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